SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactivo entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computaciónal: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactua con el sistema de información, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automaticas. las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o informacion que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. 

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:

·         Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

·         Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.

·         Facturas (interface automático).

·         Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

·         Cálculo de antigüedad de saldos.

·         Cálculo de intereses moratorios.

·         Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

·         Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

·         Catálogo de clientes.

·         Facturas.

Salidas:

·         Reporte de pagos.

·         Estados de cuenta.

·         Pólizas contables (interface automática)

·         Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1.       1.-Automatización de procesos operativos.

2.      2.- Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3.       3.-Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

        sistemas tradicionales. Sus principales características son:

·         A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

        sistema de apoyo de decisiones. Las principales características de estos son:

·         Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

        sistemas estratégicos. las principales características de estos son:

        Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

        sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning)

        Enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

        CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

        Totalidad

        Busqueda de objetivos

        Equifinalidad

        Adaptabilidad

        Eficiencia

        Sinergia

        Interdependencia

        TIPOS DE SISTEMA

        Abierto: se conectan con su enotrno

        Cerrado: no con el entorno solo con el interior

        SI

        ELEMENTOS:

        equipo computaciónal

        recurso humano

        los datos ó información

        los programas

        las telecomunicaciones

GLOSARIO

CORRESPONDENCIA:

La palabra se deriva del latín charta y significa papel escrito, que se manda a una persona para darle cuenta de algo.

DOCUMENTO: 

Un documento es la prueba o el testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc.

A los documentos, además, se los puede clasificar en documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

REGISTROS:

Los registros del procesador se emplean para controlar instrucciones en ejecución, manejar direccionamiento de memoria y proporcionar capacidad aritmética. Los registros son espacios físicos dentro del microprocesador con capacidad de 4 bits hasta 64 bits dependiendo del microprocesador que se emplee. Los registros son direccionales por medio de una viñeta, que es una dirección de memoria. Los bits, por conveniencia, se numeran de derecha a izquierda (15, 14,13…. 3, 2, 1,0), los registros están divididos en seis grupos los cuales tienen un fin específico. Los registros se dividen en:

·         Registros de segmento

·         Registros de apuntadores de instrucciones

·         Registros apuntadores

·         Registros de propósitos generales

·         Registro índice

·         Registro de bandera.

ARCHIVO:

    también denominados ficheros (FILE), es una colección de información  localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

OFICIO:

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial; comunicación escrita, referente a los asuntos de las administraciones publicas.

CIRCULAR:

La carta circular  tiene la característica de que se redacta un único original del cual se obtienen tantas copias como envíos se quieran efectuar. El contenido de este documento es, por tanto, el mismo para todos; únicamente varían los datos de los destinatarios, que se incluyen posteriormente en cada una de las copias.

MEMORÁNDUM:

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación.

PRESUPUESTO:

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

COTIZACIONES:

La cotización de un valor mobiliario o un título valor es su aceptación como valor de negociación en un mercado bursátil y la consecuente tasación oficial de su valor en función de criterios predeterminados para la compra y venta.

En la economía general, la cotización es la tasación o valoración de una acción o título económico con el propósito de determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. La cotización constituye una tasación oficial, ya que ocurre de acuerdo con parámetros preestablecidos y, por ende, tiene lugar periódicamente para actualizar el valor de un título o acción.

FACTURA:

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacion.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

En dicho vendedor hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas, indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve para justificar los registros en los libros respectivos.

RECIBO:

Es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero o en especie y sirve de comprobante de pago.

NOTA DE REMISIÓN:

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

CURRICULUM VITAE:

El curriculum es el historial de vida, el historial profesional del candidato y el primer contacto importante que se va a establecer entre este y el empleador.

 CONTRATO:

Es el acuerdo entre el empresario y el trabajador en el que se detallan las condiciones en la que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario, y bajo su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.

ESTADO DE CUENTA:

Es la verificación y resumen de los distintos créditos que tienes y los distintos deudores que tienes.

Con los créditos es verificar los pagos, y corroborarlo con tu acreedor , también son estados de cuentas la comprobación de los saldos de banco, de acuerdo a tus retiros y depósitos que deben coincidir con los saldos del banco, esto se llama conciliación bancaria.

ACTA NOTARIAL:

un acta es un documento escrito en el que se hace constar por el notario la relación de lo acontecido durante la celebración de un acto, durante la notificación de algo a otra persona, en un sorteo, etc. y de los acuerdos o decisiones tomadas, hechos acaecidos, etc.

INFORME:

Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular.un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.

Un informe necesita ser claro y preciso.

EQUIPOS DE OFICINA:

Un equipo de oficina puede decirse que es el trabajo colectivo entre 2 o mas personas para lograr un fin en una empresa, contando con deferentes dispositivos o maquinas que optimizaran el rendimiento del equipo.

NOMINA:

es un documento, que de a modo de recibo de salario individual en que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman el salario.

CÉDULA:

es un cuadro o formato compuesto de cuadros o celdas, cada una con un titulo, donde uno coloca información que luego servirá a realizar un estado financiero básico.